E-post och Microsoft 365

Microsoft har satt samman en introduktionsguide till de olika verktygen inom M365. Tänk på att det finns några verktyg i guiden som du inte har tillgång till via ditt studentkonto. 

Till Microsofts snabbstartsguide för Microsoft 365

Med ditt studentkonto kommer du dessutom åt den skyddade versionen av det AI-drivna chatverktyget Copilot med Bing (tidigare kallat Bing Chat Enterprise). Copilot kan sammanfatta information och generera idéer, illustrationer och grafer.

I webbläsaren Microsoft Edge loggar du in genom att klicka på den lilla profilen i övre vänstra hörnet av webbläsaren, och för att fälla ut chatten klickar du på Copilot-symbolen i övre högra hörnet. En grön ikon med texten "Skyddad/Protected" anger att du är inloggad, vilket innebär att användardatan är skyddad och inte kan läcka ut utanför universitetet. 

Till vägledning vid användning av generativ AI i studierna

Microsoft Teams är ett verktyg för samarbete och möten. Om du vill kan du använda Teams med ditt studentkonto.

Du kan skapa och delta i en-till-en-chattar och gruppchattar. Du kan också skapa och delta i videomöten. Verktyget kan vara ett alternativ för kommunikation och samarbete vid grupparbeten. Du kan även bli tillagd i samarbetsytor, så kallade team, som medarbetare vid universitetet skapat.

Studenter kan inte skapa egna team.

Ladda ner Teams

Du kan använda Teams direkt i webbläsaren via https://teams.microsoft.com alternativt ladda ner appen Teams till din dator via https://microsoft365.com.

Teams finns även som app till telefon och surfplatta.

För att logga in:

• Ange din studentmejladress, gus•••••@student.gu.se.
• Ange ditt lösenord och logga in.

Få hjälp

Besök Microsofts hjälpsidor om Teams för hjälp och utbildning om Microsoft Teams.

Är du redan bekant med Teams men känner inte riktigt igen dig i hur det fungerar, eller stämmer Microsofts supportsidor inte överens med vad du ser när du använder Teams? Det kan bero på att vissa saker skiljer sig åt.

Några saker som gäller vid Göteborgs universitet är:

• Studenter kan inte skapa egna team.
• Det går inte att lägga till appar från andra utvecklare än Microsoft i Teams.

Rekommendationer när du ska kontakta andra

Som student vid Göteborgs universitet rekommenderas du att använda telefon, e-post eller meddelandefunktionen i Canvas för kontakt med personal och studenter vid universitetet (om inte du blivit meddelad eller kommit överens om annat). Det är inte säkert att personen du söker använder eller vill använda Teams för kommunikation.

Appen Microsoft Outlook kan du ladda ner till din iPhone eller Android-telefon. För att lägga till studentmejlen i appen, tryck på Lägg till konto och ange din e-postadress samt lösenordet till ditt studentkonto. Om du får en fråga om e-postleverantör, välj Microsoft 365.

Om du redan har andra e-postkonton inlagda i appen behöver du göra följande för att lägga till studentmejlen: 

• Tryck på den runda "hemikonen" längst upp till vänster på skärmen. 
• I menyn som dyker upp, tryck på brevikonen med plustecknet. 
• Välj alternativet Lägg till konto i menyn. 
• Ange din e-postadress samt lösenordet till ditt studentkonto för att lägga till kontot. 

Tänk på att du av säkerhetsskäl bör ha ett skärmlås på din telefon för att skydda åtkomsten till din e-post.

Ett alternativ till att använda Outlook-appen är att vidarebefordra din e-post. Om du vill att all e-post som kommer till din studentmejl ska skickas till en annan e-postadress kan du aktivera automatisk vidarebefordran av dina e-postmeddelanden.

Till Microsofts information om att aktivera automatisk vidarebefordran i Outlook

I inkorgen för din studentmejl hittar du de meddelanden som skickas direkt till din studentmejladress. När universitetet skickar e-post till dig är det vanligtvis denna adress som används. Säkerställ därför att du tittar efter e-postmeddelandet på rätt ställe. 

Studentmejlen ska inte förväxlas med meddelandefunktionen i lärplattformen Canvas, som enbart används för att skicka meddelanden till personer som du delar kurs med i Canvas. 

Kontrollera också skräppostmappen så att inga viktiga meddelanden har hamnat där. 

Verktygen i Microsoft 365 följer till viss del din webbläsares språkinställningar. När verktygen inte följer webbläsarens inställningar är standardspråket svenska. Om du vill kunna växla mellan olika språk behöver du göra vissa inställningar själv: 

Till Microsofts information om att ändra visningsspråk och tidszon i Microsoft 365 

Du kan också behöva ställa in din webbläsares språk. Sök på nätet för att läsa om hur du gör för din webbläsare. Du kan behöva uppdatera varje webbläsarflik för att se ändringen.

Om du får ett felmeddelande i exempelvis Word eller Excel när du försöker redigera i ett dokument via din Mac-dator så kan det bero på att licensen till programmet av någon anledning inte kan verifieras. 

För att lösa problemet, gör följande: 

• Kontrollera att du har en internetuppkoppling så att en ny licens kan laddas ner till datorn. 
• Kontrollera att du är inloggad med ditt studentkonto. 
• Logga ut och stäng ner alla Microsoft 365-appar och logga sedan in igen. 

Om detta inte hjälper kan du också testa att ta bort licensfilerna med Microsofts licensborttagningsverktyg enligt instruktionerna på följande sida:  

Till Microsofts information om att ta bort Office-licensfiler på Mac

Öppna sedan programmet du vill använda, till exempel Word, och välj "Logga in". Logga in med ditt studentmejladress och ditt lösenord. 

Detta kan bero på att du har överskridit din molnlagringsgräns på 50 GB för filer som sparas i OneDrive. Om du överskrider 50 GB kommer du inte att kunna ladda upp, redigera eller synkronisera nya filer till OneDrive. Dina befintliga filer kommer att förbli åtkomliga men vara skrivskyddade.

För att komma under lagringsgränsen måste du ta bort filer: Info från Microsoft 365 om att hantera lagring i OneDrive. 

Det är bra att ha som riktlinje att bara lagra filer som har med studierna att göra på din student-OneDrive.