Behandling av dina personuppgifter

Antagningen till utbildningar på grundnivå och avancerad nivå administreras i huvudsak genom Universitets- och högskolerådets (UHR) antagningssystem, antagning.se och universityadmissions.se. UHR behandlar då personuppgifter för Göteborgs universitets räkning inom ramen för antagningsprocessen.

Läs mer om UHR:s hantering här: Dataskyddsförordningen och antagning på antagning.se

Exempel på behandlingar

Universitetet behandlar uppgifter om dig som sökande, som namn, personnummer eller samordningsnummer, anmälningsnummer från antagning.se, kontaktuppgifter, betyg och andra meriter. Beroende på utbildning kan universitetet även behandla arbetsprover, portfolio, CV, personligt brev och resultat från intervjuer. 

Om du är internationell sökande kan även passuppgifter, språktestresultat och uppgifter om betalning av studieavgift behandlas för att bedöma behörighet och genomföra antagningsprocessen.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets ansvar för behörighet, urval och antagning följer av högskolelagen samt av högskoleförordningen.

Vissa delar av behandlingen är även nödvändiga för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt artikel 6.1 c GDPR, bland annat för att fastställa avgiftsstatus, administrera studieavgifter och fullgöra andra krav som följer av författning, som förordning om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor.  

Mottagare av uppgifter

Personuppgifter som behandlas i antagningsprocessen delas med UHR i samband med hantering via antagning.se eller universityadmissions.se samt med det nationella studiedokumentationssystemet Ladok när du antas till en utbildning. 

För internationella sökande kan uppgifter delas med Migrationsverket i ärenden om uppehållstillstånd och med Kammarkollegiet om försäkringsfrågor behöver hanteras. 

Uppgifter kan också lämnas till Centrala studiestödsnämnden (CSN) för studiestödsärenden, till Svenska institutet för stipendie- eller mobilitetsprogram och till statistiskmyndigheten SCB för officiell statistik. Studentkårer kan ta del av vissa uppgifter i den omfattning som följer av regelverk. 

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer främst från dig själv via antagning.se eller universityadmissions.se och från UHR i samband med antagningsprocessen. Uppgifter kan även hämtas från betygsdatabasen BEDA, från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok och från Skatteverket för att kontrollera identitetsuppgifter. 

För internationella sökande kan kompletterande uppgifter komma från Migrationsverket. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att handlägga antagningsprocessen till forskarutbildning.

Exempel på behandlingar

Universitetet behandlar uppgifter som namn, personnummer eller samordningsnummer, kontaktuppgifter, betyg och andra meriter som behövs för att bedöma din ansökan. Beroende på forskarutbildningsämne kan universitetet även behandla ditt CV, personliga brev, resultat från intervjuer, portfolio, referenser och arbetsprover. 

För internationella sökande kan passuppgifter och språktestresultat behandlas för att styrka behörighet och genomföra antagningsprocessen.

Rättslig grund 

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets ansvar för behörighet, urval och antagning till utbildning på forskarnivå följer av högskolelagen och högskoleförordningen.

Mottagare av uppgifter

Personuppgifter delas med det nationella studiedokumentationssystemet Ladok om du antas till forskarutbildningen. För internationella sökande kan uppgifter delas med Migrationsverket i ärenden om uppehållstillstånd och med Kammarkollegiet om försäkringsfrågor behöver hanteras. 

Uppgifter kan också lämnas till Centrala studiestödsnämnden (CSN) för studiestödsärenden, till Svenska institutet för stipendie- eller mobilitetsprogram och till statistikmyndigheten SCB för officiell statistik. Studentkårer kan ta del av uppgifter i den omfattning som följer av regelverk.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer främst från dig själv när du ansöker till forskarutbildningen. Vid behov hämtas uppgifter från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok och från Skatteverket för att säkerställa identitetsuppgifter. För internationella sökande kan kompletterande uppgifter komma från Migrationsverket. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att administrera dina studier under hela utbildningstiden, ända fram till examen.

Exempel på behandlingar

Universitetet använder namn, personnummer och kontaktuppgifter för att ge dig tillgång till lokaler, lärplattformar och bibliotek, samt för att sammanföra dig med lärare och andra studenter i din utbildning. Behandling sker också för att administrera examinationer, hantera studentmobilitet, följa upp dina studieresultat och utfärda din examen eller kursbevis. Dina uppgifter registreras och lagras i studiedokumentationssystemet Ladok, där även information om deltagande, tillgodoräknanden, betyg och examen sparas.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6.1 e dataskyddsförordningen (GDPR). Genomförande och administration av utbildning följer av högskolelagen och högskoleförordningen. Dokumentation av studieresultat och examen sker i enlighet med förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor.  

Mottagare av uppgifter 

Uppgifter kan delas med leverantörer av IT-system som tillhandahåller tjänster för exempelvis lärplattformar, passerkort, bibliotekssystem och studiedokumentation.  

Källa till uppgifterna

Uppgifterna hämtas i huvudsak från Universitets- och högskolerådet via antagning.se och universityadmissions.se, från Ladok och från dig själv.  

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att administrera åtaganden kopplade till studier inom ramen för Riksidrottsuniversitetet och för att följa upp samarbetet.

Exempel på behandlingar 

Universitetet behandlar namn och personnummer tillsammans med uppgifter om dina studier och din idrottsutövning när du studerar som riksidrottsstudent. Uppgifterna används för att bedöma stödbehov, planera studieanpassningar och följa upp verksamheten.

Rättslig grund

Behandling som sker för att anpassa studierna för en elitidrottande student grundas på avtal enligt artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (GDPR), eftersom åtagandena inom ramen för Riksidrottsuniversitetet bygger på en individuell överenskommelse mellan studenten och universitetet.

Behandling som sker för uppföljning och samverkan inom Riksidrottsuniversitetet är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e GDPR. Detta utgör en del av universitetets utbildningsuppdrag enligt högskolelagen, och av de samverkansuppgifter som följer av högskoleförordningen.

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter kan delas med Riksidrottsförbundet och andra samarbetspartners inom Riksidrottsuniversitetet när det behövs för att administrera och följa upp verksamheten (exempelvis Göteborgs stad, RF: SISU Västra Götaland).  

Källa till uppgifterna 

Uppgifterna kommer från dig själv när du ingår överenskommelsen om studier inom Riksidrottsuniversitetet. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att administrera och genomföra pedagogiskt stöd om du har en dokumenterad, varaktig funktionsnedsättning.  

Exempel på behandlingar

När du ansöker om pedagogiskt stöd behandlar universitetet namn, personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter om funktionsnedsättning, information om din utbildning och uppgifter om rekommenderat eller beviljat stöd. Uppgifterna används för att bedöma om du har rätt till stöd, vilket stöd som är lämpligt, att administrera din ansökan samt för att genomföra och följa upp stödet.  

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets ansvar att ge pedagogiskt stöd till studenter med varaktig funktionsnedsättning följer av högskolelagen och förordningen om de statliga myndigheternas ansvar för genomförande av funktionshinderspolitiken.

Behandlingen omfattar även uppgifter om funktionsnedsättning, vilket innebär behandling av särskilda kategorier av personuppgifter. Sådan behandling är nödvändig av skäl som rör ett viktigt allmänt intresse enligt artikel 9.2 g GDPR och sker i enlighet med dataskyddslagen.

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter behandlas i Nationellt administrations- och informationssystem för samordnare (Nais), vilket är ett nationellt system som ägs av Universitets- och högskolerådet (UHR). Andra lärosäten som använder Nais kan inte se de uppgifter du lämnat till Göteborgs universitet via Nais.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer från dig själv, inklusive den dokumentation du lämnar in som styrker en varaktig funktionsnedsättning. Universitetet får också tillgång till personnummer eller motsvarande genom din inloggning i Nais. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att ta emot, administrera och bereda stipendieansökningar samt för att genomföra utbetalningar när stipendier förvaltas eller handläggs i samarbete med stiftelser.

Exempel på behandlingar

Personuppgifter behandlas för att registrera din ansökan, bedöma behörighet och meriter, fatta beslut, kommunicera beslut och genomföra utbetalningar. Behandlingen kan omfatta namn, personnummer, kontaktuppgifter, bankkontouppgifter, uppgifter om dina studier och i vissa fall inkomstuppgifter när dessa krävs enligt stiftelsens regelverk.

Rättslig grund

När universitetet handlägger stipendier för en stiftelses räkning sker behandlingen av personuppgifter som ett led i att fullgöra ett uppdrag från stiftelsen och regleras genom avtalet mellan dig och stiftelsen. Den rättsliga grunden för stiftelsens egen behandling är avtal enligt artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (GDPR).

När universitetet behandlar personuppgifter som en del av sin egen verksamhet, som vid utbetalning av stipendier eller administration av ärenden som rör studenter, är den rättsliga grunden att utföra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e GDPR.

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter kan lämnas till stiftelsen som prövar stipendiet, till stiftelsens revisor och till stiftelsens bank vid utbetalning. Leverantörer av tekniska tjänster för ansökningssystemet kan få tillgång till personuppgifter som personuppgiftsbiträden.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer främst från dig själv i samband med din ansökan. Uppgifterna kompletteras med uppgifter från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok när sådana uppgifter krävs för att bedöma behörighet eller fatta beslut, som exempelvis för att kontrollera att du studerar vid universitetet under stipendieåret. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att kunna verifiera examensbevis och studiemeriter på begäran.

Exempel på behandlingar

Universitetet använder uppgifter om namn, personnummer, studieresultat och antagning till utbildning när verifiering av examensbevis eller studiemeriter behövs, exempelvis på förfrågan från dig eller en extern part som du hänvisat dit.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets ansvar att dokumentera, bekräfta och tillhandahålla uppgifter om studieresultat och examina följer av högskolelagen och högskoleförordningen.

Verifiering av examensbevis och studiemeriter är en del av detta uppdrag och bygger på skyldigheten att föra och tillhandahålla korrekt studie- och examensdokumentation enligt förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor.

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter kan lämnas ut när universitetet verifierar examina eller studiemeriter på begäran från dig eller en extern mottagare som du hänvisat dit. I vissa fall kan uppgifter behöva överföras till land utanför EU/EES, och universitetet vidtar då nödvändiga juridiska och tekniska skyddsåtgärder. Du får särskild information om en sådan överföring om den rör dina uppgifter.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna hämtas i huvudsak från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera arvoden när du utför uppdrag inom universitetets verksamhet, som studentrepresentantsuppdrag eller uppdrag inom pedagogiskt stöd.

Exempel på behandlingar

Universitetet behandlar namn, kontaktuppgifter och födelsedata eller personnummer för att administrera arvodet. För vissa uppdrag används uppgifterna även för att skapa ett personligt användarkonto (x-konto) så att du kan utföra ditt uppdrag.

Rättslig grund

Behandling som sker för att administrera arvodering av studenter grundas på avtal enligt artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (GDPR), eftersom du lämnar dina uppgifter som ett led i att utföra ett uppdrag för universitetet och erhålla arvode.

I de delar behandlingen är nödvändig för att uppfylla universitetets rättsliga förpliktelser, exempelvis enligt skatteförfarandelagstiftningen eller krav på rapportering till myndigheter, är den rättsliga grunden artikel 6.1 c GDPR.

Mottagare av uppgifter

Ditt namn kan publiceras på Studentportalen med en uppdragsanknuten mejladress när uppdraget kräver det. Uppgifter kan också behandlas i Nationellt administrations- och informationssystem för samordnare (Nais) vid uppdrag inom pedagogiskt stöd och i universitetets personal- och lönesystem Primula för att administrera arvode.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer från dig själv, från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok och, vid uppdrag kopplade till studentrepresentation, från Göteborgs universitets studentkårer (GUS). 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att du ska kunna ta del av studenthälsovård samt för att universitetet ska kunna följa upp och utveckla studenthälsoarbetet på organisationsnivå.

Exempel på behandlingar

Universitetet överför vissa uppgifter från det nationella studiedokumentationssystemet Ladok (som namn, personnummer eller samordningsnummer, fakultet, institution och uppgifter om ditt program eller kurs) till leverantören av studenthälsovård för att du ska kunna identifieras och erbjudas studenthälsovårdens tjänster. Alla besök journalförs av leverantören, som är självständig vårdgivare och ansvarig för journalföringen enligt patientdatalagen.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets ansvar att erbjuda studenthälsovård följer av högskolelagen och ingår i uppdraget att ge stöd till studenter inom ramen för utbildningen.

Universitetet behandlar endast de personuppgifter som behövs för att möjliggöra tillgång till studenthälsovårdens tjänster, exempelvis namn, personnummer eller samordningsnummer och uppgifter om studier. Dessa uppgifter överförs till leverantören av studenthälsovård för att identifiera studenten och administrera vårdkontakten.

Leverantören av studenthälsovård är självständig personuppgiftsansvarig för journalföring och behandling av hälsouppgifter enligt patientdatalagen. Denna behandling omfattas därför inte av universitetets rättsliga grund.

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter lämnas till universitetets leverantör av studenthälsovård, som ansvarar för journalföring och övrig behandling enligt patientdatalagen.

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer från dig själv och från Ladok. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som student eller presumtiv student, till exempel inför studiestart eller i kontakter med stöd- och servicefunktioner.

Exempel på behandlingar

Universitetet behandlar uppgifter som namn och kontaktuppgifter när du bokar tid hos studievägledare eller samordnare för pedagogiskt stöd via tidsbokningstjänster eller när du kommunicerar via e-post med universitetets personal. 

Vid anmälan till event, som exempelvis en workshop om akademiskt skrivande eller ett seminarium om stresshantering, behandlar universitetet dina uppgifter för att administrera deltagande och ge relevant information.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgifter av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Kommunikation med studenter är en del av universitetets utbildningsuppdrag enligt högskolelagen, och behövs för att ge information, stöd och service inom ramen för utbildningen.

Kommunikation med presumtiva studenter är nödvändig för att genomföra antagnings- och informationsprocesser som följer av högskoleförordningen. När en student eller presumtiv student själv tar kontakt fullgör universitetet även sin serviceskyldighet enligt förvaltningslagen.

Mottagare av uppgifter

I vissa fall kan uppgifter delas med leverantörer av tidsboknings- eller eventtjänster som används för att administrera kontakter och anmälningar.  

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer i huvudsak från dig själv när du kontaktar universitetet, bokar tid, kommunicerar via e-post eller anmäler dig till ett event. 

Universitetet behandlar dina personuppgifter för att hantera allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen och gällande arkivlagstiftning. Detta innebär att universitetet måste bevara, ordna, registrera och vid begäran pröva om handlingar ska lämnas ut, samtidigt som sekretessregler följs.

Exempel på behandlingar

Universitetet registrerar och bevarar handlingar som innehåller dina personuppgifter, till exempel ansökningar, beslut, studierelaterad dokumentation och handlingar som rör stöd eller administration av dina studier. Vid begäran om utlämnande prövas handlingen enligt offentlighets- och sekretesslagen innan den lämnas ut. Behandling sker också när handlingar gallras eller arkiveras enligt arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter. Utlämnande av handlingar, i både digital och fysisk form, innebär i sig en personuppgiftsbehandling.

Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR). Universitetets skyldigheter att registrera, bevara, tillhandahålla och gallra allmänna handlingar följer av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter. 

Mottagare av uppgifter

Dina personuppgifter lämnas ut till den som begär att få ta del av en allmän handling, om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.  

Källa till uppgifterna

Uppgifterna kommer från dig själv eller uppstår inom universitetets verksamhet genom beslut, bedömningar, dokumentation och kommunikation. I vissa fall hämtas uppgifter från externa system eller myndigheter när dessa ingår i handlingar som ska bevaras, registreras eller lämnas ut enligt gällande lagstiftning. 

Som enskild har du rätt att kostnadsfritt en gång per kalenderår begära information om vilka personuppgifter som universitetet behandlar om dig. Kontakta oss via dataskydd@gu.se för att begära ett utdrag av dina personuppgifter hos oss. Specificera gärna om du kommit i kontakt med oss som student, medarbetare, inom ett forskningsprojekt eller på något annat sätt. 

Som enskild har du rätt att begära att få personuppgifter vid universitet rättade om de skulle vara felaktiga. En sådan begäran kan med fördel skickas till närmaste kontaktperson, kursledare, chef eller annan behörig person. Universitet är skyldigt att rätta felaktiga personuppgifter utan onödigt dröjsmål.

Som enskild har du rätt att få dina personuppgifter raderade i de fall som personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för (rätten att bli bortglömd).

Det kan finnas bestämmelser som anger att personuppgifterna inte får raderas vilket gör att det då är dessa bestämmelser som gäller. 

Om personuppgifterna har lämnats ut till en annan part ska universitetet vidta rimliga åtgärder för att underrätta denna part om att uppgifterna har raderats.

I de fall det finns rättsliga hinder mot radering av personuppgifterna kommer universitetet att begränsa behandlingen av dessa personuppgifter till att endast omfatta behandling i den utsträckning som det finns rättsliga krav för. 

Som enskild har du rätt att begära att behandlingen av personuppgifter begränsas genom att personuppgifterna bara får behandlas för vissa specifika ändamål. Rätt till begränsning kan göras i följande fall:

• Om personuppgifterna inte är korrekta och universitetet behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
• Om personuppgifterna inte längre behövs för universitetets verksamhet men du begär att de fortsatt ska lagras för att de kan behövas för att ta vara på rättsliga anspråk.
• Om du invänder mot behandling som utförs av universitetet. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan de skäl som du har gett för invändningen och universitetets tvingande berättigade skäl.
• I de fall du anser att universitetet ska radera dina personuppgifter men universitetet av någon anledning inte kan tillmötesgå detta.

Som enskild har du i vissa fall rätt att invända mot att universitet behandlar dina personuppgifter. Universitetet kommer då att upphöra med behandlingen om det inte finns tvingande skäl för universitetet att fortsätta behandla personuppgifterna, som till exempel för att uppfylla rättsliga krav.

Under vissa omständigheter har du rätt att själv få ut de personuppgifter som du lämnat till oss för att till exempel överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller endast personuppgifter som du delat med universitetet och som vi behandlar med stöd av de rättsliga grunderna samtycke eller avtal.